Sekelumit Pikiran

Tak Menentu

Bagian Surat dan Fungsinya

Bagian surat memiliki beberapa posisi tertentu yang membentuk model tertentu. Biasanya, bagian surat resmi memiliki beberapa unsur, yaitu kepala (kop), nomor, tanggal, lampiran, hal atau perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama organisasi, jabatan penanda tangan, dan tanda tangan. Pada bagian kepala (kop) ini susunannya dibuat dengan tata letak yang menarik sehingga enak dipandang. Isi dari bagian kepala (kop) ini adalah nama organisasi atau lembaga, alamat kantor, nomor telepon, nomor fasimili, nomor kotak pos, alamat surat elektronik, dan lambang atau logo perusahaan. Selanjutnya, bagian yang akan dibahas adalah tanggal. Dalam pencantuman tanggal surat resmi yang memakai kepala surat tidak wajib diawali oleh nama kota. Hal tersebut disebabkan nama kota biasanya sudah disebutkan dalam bagian kepala (kop). Hal ini dimaksudkan agar penggunaan kata dalam surat ekonomis dan tidak mengulang hal yang sudah disebutkan sebelumnya. Posisi tanggal surat ada dua, yaitu paling kanan atas di bawah kop surat dan bagian bawah kanan kertas surat. Jika tanggal ditempatkan pada bagian bawah kanan kertas surat, nama kota wajib ditulis. Penulisan bulan juga tidak boleh ditulis menggunakan angka. Misalnya, Jakarta, 15 Maret 2014.

Kemudian ada bagian yang bernama nomor. Bagian ini memiliki fungsi untuk memudahkan pengaturan surat, penyimpanan surat, dan mengetahui jumlah surat yang telah dikeluarkan perusahaan tertentu. Penempatan posisi nomor juga memiliki aturan. Pada umumnya, rangkaian nomor surat terdiri atas kode intern, bulan, dan tahun pembuatan surat. Misalnya, 351/AB/VIII/2003. Bagian berikutnya adalah lampiran. Bagian ini berada di bawah bagian nomor surat dan di atas bagian hal atau perihal. Fungsi adanya lampiran ini adalah untuk menyampaikan maksud pengirimnya dan sebagai pengantar untuk lampirannya. Penyebutan lampiran juga ada dua cara. Pertama menyebutkan satu per satu setiap dokumen yang dilampirkan. Kedua, menyebutkan secara umum. Misalnya, Lampiran: 4 lembar. Posisi di bawah lampiran, terdapat bagian hal atau perihal. Perihal berfungsi memberikan petunjuk kepada pembaca tentang masalah pokok surat. Dalam hal ini, perihal dalam surat sama dengan judul. Penulisan bagian surat tidak menggunakan garis bawah dan setiap huruf depan menggunakan huruf kapital kecuali kata penghubung.

Kemudian alamat surat ada dua jenis, yaitu alamat luar dan alamat dalam. Alamat luar adalah alamat yang ditulis pada sampul surat, sedangkan alamat dalam adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Penulisan alamat tidak menggunakan kata kepada, tetapi langsung yth. Misalnya, Yth. Direktur PT Garuda Indonesia. Di sisi lain, kode pos hanya ditulis pada sampul surat agar petugas pos mengetahui alamat tujuan surat dengan detail. Penulisan tempat juga harus konkret. Misalnya, di Jakarta. Bagian lainnya adalah salam pembuka yang posisinya berada di bawah alamat tujuan surat. Salam pembuka bersifat tidak wajib, tetapi penggunaannya berfungsi agar surat tidak terasa kaku. Misalnya, dengan hormat, salam sejahtera, Bapak yang terhormat, dan lain sebagainya. Setelah itu, hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat adalah isis surat. Hal ini menjadi penting karena isis surat menyampaikan maksud atau tujuan pembuatan surat. Idealnya, isi surat terdapat tiga bagian, yaitu alinea pembuka, alinea transisi, dan alinea penutup.

Alinea pembuka mempunyai fungsi sebagai pengantar bagi pembaca surat. Hal ini mempunyai pengaruh yang besar terhadap keberhasilan surat secara keseluruhan. Hal tersebut disebabkan alinea pembuka adalah surat yang paling awal dibaca. Contoh dari alinea pembuka adalah kami beritahukan bahwa, dengan ini kami kabarkan bahwa, pada kesempatan ini kami bermaksud untuk, dan lain sebagainya. Biasanya, lanjutan alinea pembuka ini adalah adanya penggunaan frasa dengan ini dan bersama ini. Penggunaan frasa dengan ini dipakai untuk menyatakan maksud tertentu yang menggunakan surat sebagai perantara, seperti memesan, mengundang, dan memanggil. Hal tersebut berbeda dengan frasa bersama ini yang dipakai untuk menyatakan surat sebagai pengantar untuk disertakan bersama surat. Misalnya, orang, barang, dokumen, atau lampiran.

Alinea transisi adalah alinea yang berisi uraian, keterangan, atau penjelasan tentang inti surat. Alinea transisi ini dapat dibangun oleh tiga unsur, yaitu repetisi, frasa transisi, dan kata penghubung. Repetisi adalah pengulangan sebagian alinea pembuka. Frasa transisi adalah farasa penghubung yang berfungsi untuk mempererat hubungan antaralinea. Misalnya, oleh sebab itu, sehubungan dengan itu, walaupun demikian, dan sebagainya. Hal tersebut hampir sama dengan kata penghubung. Kata-kata seperti meskipun, berhubung, namun, sebaliknya, selanjutnya, dan sebagainya dapat dipakai untuk memulai alinea transisi. Alinea penutup adalah alinea yang berisi simpulan, harapan, imbauan, atau ucapan terima kasih. Hal ini juga dapat menandakan bahwa uraian maksud surat telah selesai. Misalnya, atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih, harapan kami semoga kerja sama yang telah kita bina dapat ditingkatkan, dan lain sebagainya.

Jika terdapat salam pembuka, untuk mengakhiri surat diperlukan salam penutup. Salam penutup berguna untuk mmberi rasa hormat atau sikap akrab terhadap penerima surat. Bentuk salam juga bermacam-macam tergantung kepada hubungan pengirim dan penerima surat. Misalnya, hormat kami, salam kami, atau salam hormat. Biasanya, salam penutup yang diletakkan sejajar dengan tanda tangan pengirim surat.

 

Sumber:

Finoza, Lamuddin. 2005. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia. Jakarta: Diksi Insan Mulia.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Information

This entry was posted on June 18, 2014 by in Linguistik.
%d bloggers like this: